PowerPoint-Folien zielführend nutzen

Ein professionell wirkender Einsatz von Präsentations- bzw. PowerPoint-Folien ist heute bei Vorträgen nahezu eine Selbstverständlichkeit und schlichtweg unverzichtbar. Das Software-Programm eignet sich um informative Vorträge visuell zu unterstützen.
 

Ein kleiner Leitfaden zur Folienerstellung

Damit dies gelingt, habe ich den nachfolgenden Leitfaden zusammengestellt. Er soll helfen in kurzer Zeit übersichtliche und wohlgestaltete Folien zu erstellen. Dabei handelt es sich nicht um eine Erklärung technischer Aspekte oder der Funktionalität der Software. Vielmehr wird aus rhetorischer Sicht erklärt, was sinnvoll und wichtig ist, damit die Zuhörenden die Folien leichter kognitiv verarbeiten können. Der Leitfaden gliedert sich deshalb in drei Abschnitte:

  • Folien aufbauen
  • Orientierung schaffen
  • PPT-Folien gestalten

Wenn sich diese Aspekte in Ihrer Foliengestaltung wiederspiegeln, erleichtern Sie die kognitive Verarbeitung und erhöhen damit die Wahrscheinlichkeit, dass die Zuhörenden die Inhalte Ihrer Präsentation besser erinnern.

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PPT-Folien aufbauen

Bevor man beginnt eine Präsentation zu gestalten, hilft es ein paar grundlegende Aspekte zu betrachten.

Zunächst sollte man sich bewusst machen, dass jede Visualisierung der Verständlichkeit dient. Deshalb müssen Folien übersichtlich und einfach gestaltet sein. Zudem muss Visualisiertes gut sicht- bzw. lesbar sein. Damit eine hohe Verständlichkeit gewährleistet ist, sollte man sich über die Ziele und Botschaften der Präsentation im Klaren sein. Stellen Sie sich deshalb vorab folgende Fragen:

  • Was ist mein Ziel mit dieser Präsentation? Was sollen die Zuhörenden nach dem Vortrag erinnern? Was sollen die Zuhörenden wissen, verstehen bzw. können?
  • Was ist der rote Faden meines Vortrags? Wie sind Einleitung, Hauptteil und Schluss gestaltet? Wie gestalte ich Übergänge zwischen einzelnen Redeteilen?
  • Wie kann ich die Relevanz des Themas für das Publikum erhöhen? Gibt es einen aktuellen bzw. persönlichen Bezug?
  • Welche Fragen stellen sich die Zuhörenden bei diesem Thema? Gibt es vielleicht Vorurteile oder Vorannahmen über das Thema?

Der Redeaufbau sollte sich im Anschluss genau im Ablauf der Präsentationsfolien widerspiegeln. Jede einzelne Folie hat deshalb eine konkrete Botschaft. Dabei ist es sinnvoll, wenn nicht mehrere bzw. zu viele Botschaften auf einer Folie repräsentiert sind. Folgende Fragen helfen das herauszufinden:

  • Welche Darstellung wird dem Publikum helfen das Wichtige bzw. die Kernaussage zu erkennen?
  • Wie kann das Wesentliche im Vergleich zu weniger wichtigen Aussagen hervorgehoben werden?
  • Welche Reihenfolge ist bei der Erklärung bzw. Visualisierung wichtig, damit die Botschaft leicht verstanden wird? Gibt es Informationen die Voraussetzung bzw. Folge von anderen Informationen sind?
  • Gibt es unwichtige Botschaften, die eventuell sogar dem Erkennen der wichtigen Botschaft im Wege steht?

Foto "PPT-Folien aufbauen": Julia Rupprecht

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Orientierung schaffen

Die Zuhörenden sollen sich auf den Folien leicht zurecht finden. Wie kann man die Verständlichkeit sichern?

  • Platzeinteilung: Wählen Sie eine einheitliche Linienführung und gleichmäßige Ränder und verwenden Sie Kopf- bzw. Fußzeilen. Der Folienmaster, sowie Gitterlinien und Lineale helfen Ihnen bei der Ausrichtung. Das beruhigt das Auge und Inhalte können visuell leichter erfasst werden.
  • Systematik: Insgesamt sollten Farbgebung, Schrift, Größen etc. systematisch gewählt werden und sich über die gesamte Präsentation nicht verändern.
  • Agenda: Jede Folie mit Inhalt sollte eine Nummerierung, Folienzahl bzw. eine mitlaufende Agenda tragen. Das erleichtert Rückfragen, Bezüge und die eigene Orientierung.
  • Funktionsobjekte: es können Objekte eingeführt werden, die für das Publikum mit einer bestimmten Aufforderung oder Handlung verknüpft sind, und die sehr schnell wiedererkannt werden. So z.B. ein Fragezeichen für "Fragen des Publikums sind erwünscht".
  • Überschriften: jede Folie trägt eine Überschrift oder einen Action Title. Bei einem Action Title handelt es sich um einen positiv formulierten Satz, der Subjekt, Verb und Objekt beinhaltet. Er formuliert die Hauptbotschaft der Folie.
  • Einführung bzw. Zusammenfassung von Inhalten: mit einem Management-Summary werden die wichtigsten Inhalte kurz zu Beginn des Vortrags präsentiert, so z.B. Hauptbotschaften, (Lern-)ziele oder Ergebnisse. Mit Take-away-boxen am Ende von Redeabschnitten können die wichtigsten Inhalte eines Vortragsteils nochmals hervorgehoben werden.

Foto "Orientierung schaffen": Julia Rupprecht

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PPT-Folien gestalten

Bulletpoint nach Bulletpoint wirkt ermüdend und vermittelt die Inhalte nicht passend. Wie entstehen schöne Folien?

Die Gestaltung basiert grundsätzlich auf dem Prinzip von Gleichheit und Kontrastierung:  
Deshalb arbeiten Sie mit Unterschieden in Größe, Form, Raumorientierung, Position und Farben. In folgenden Bereichen können Sie eine PPT recht schnell wirkungsvoll gestalten:

  • Text: Eine serifenlose Schrift ist für PPT empfehlenswert, so z.B. Arial, Franklin Gothic, Futura, Helvetica, Optima. Verwenden Sie Fett, Kursiv, Unterstreichung, Schriftart, Größe systematisch.
  • Inhalte: Verwenden Sie nur Stichworte und keine ganzen Sätze. Die Ausnahme sind Zitate oder Passagen bei denen die wortwörtliche Formulierung von besonderer Wichtigkeit ist. Auf einer Folie sollten in etwa fünf +/- zwei Inhalte sein, die alle thematisch zum Action Title gehören.
  • Farbe: Verwenden Sie wenige Farben und machen Sie sich dafür eine Farbpalette mit passenden Farben. Bleiben Sie tendentiell mehr in einem Farbspektrum. Achten Sie auf genügend Kontrast, damit Sie später keine Schwierigkeiten bei der Darstellung mit dem Beamer bekommen. Hier kann es immer zu Farbverschiebungen kommen.
  • Animationen: Wählen Sie schlichte Animationen verwenden Sie diese systematisch. Sie helfen, um durch einen schrittweisen Aufbau das Lesen der Folien oder einer Grafik zu erleichtern.
  • Bild/ Audio/ Video: Wählen Sie das Bild, Audio oder Video mit Bedacht aus und überprüfen Sie ob es wirklich zur zu vermittelnden Botschaft passt. Schneiden Sie es ggf. zu und nutzen Sie nur den inhaltlich relevanten Ausschnitt. Achten Sie auf eine ausreichende Qualität bzgl. Größe, Auflösung, Kontrast oder Lautstärke.
  • Grafik/ Smartart: Grafiken ermöglichen die Darstellung von zeitlichen Abläufen, Verhältnissen, Proportionen und Strukturen. Wählen Sie einen passenden Graphen aus, der die Daten gemäß ihrer Aussagen am besten darstellt, so z.B. Kuchen, Bar, gestapelte Bars, geteilte Bars, Punkte-Wolke, Liniengraphen. Verwenden Sie keine 3D-Effekte, da dies die Lesbarkeit verzerrt. Im optimalen Fall ist die Beschriftung in der Grafik angeben. Wenn Sie eine Smartart-Grafik verwenden, dann geben Sie zunächst die ungefüllten Formen vor und füllen Sie diese im Anschluss mit Inhalten.

Foto "PPT-Folien gestalten": Julia Rupprecht

Zusammenfassung: PPT-Folien können mit einigen Kniffen wirkungsvoll gestaltet werden. Wenn Sie vornherein bedenken, wie Sie die Präsentation aufbauen, wie Sie Orientierung für die Zuhörenden schaffen und wie Sie dann Folien gestalten, steht einem souveränen PPT-Einsatz nichts mehr im Wege.
 

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